Domande frequenti sui distruggidocumenti

Un distruggidocumenti con alimentazione automatica consente di distruggere i documenti in modo efficiente e rapido grazie all'alimentazione automatica della carta.

A seconda del modello, con un OneShred Auto è possibile distruggere fino a 200 fogli tramite l’alimentazione automatica e fino a 13 fogli in modalità manuale. Questi modelli consentono anche l’utilizzo simultaneo dell’alimentazione manuale e di quella automatica.

Gli alimentatori automatici della serie HP Pro Shredder Auto possono distruggere fino a 400 fogli in modalità automatica e fino a 10 fogli in modalità manuale. In questi modelli non è possibile l’utilizzo simultaneo delle modalità manuale e automatica.

I distruggidocumenti della serie HP OneShred Auto si distinguono per un'autonomia di funzionamento ininterrotta di 60 minuti in modalità automatica. I modelli della serie HP Pro Shredder Auto, invece, raggiungono un'autonomia di 240 minuti in modalità automatica.

Sì. Oltre all'alimentazione automatica della carta, è possibile utilizzare anche la modalità manuale. Nei modelli della serie HP OneShred Auto è addirittura possibile utilizzare contemporaneamente la modalità manuale e quella automatica.

Sì, è addirittura uno dei metodi più sicuri e comodi per smaltire le vecchie carte di credito. È importante utilizzare un distruggidocumenti omologato per le carte di credito (riconoscibile dal simbolo della carta o del CD nella descrizione del prodotto).

Un distruggidocumenti adeguato sminuzza la carta in piccole particelle, idealmente con un livello di sicurezza di triturazione pari o superiore a P-4.

In questo modo, le seguenti parti importanti vengono distrutte in modo tale da non essere più leggibili o ricostruibili:

1. il chip

2. la banda magnetica

3. i dati stampati quali numero della carta, nome e data di validità

Perché la distruzione è così importante?

Sulla vostra carta di credito sono memorizzati dati di pagamento e dati personali altamente sensibili. Se questi non vengono distrutti accuratamente, sussiste il rischio di:

Abuso della carta: i truffatori potrebbero tentare di utilizzare i dati della carta per acquisti online o transazioni fraudolente.

Furto d’identità: il nome, il numero della carta e, in alcuni casi, altri dati possono essere utilizzati per spacciarsi per un’altra persona.

Ingegneria sociale: in combinazione con altri dati (ad esempio quelli trovati nella cassetta delle lettere), è possibile creare profili personali che possono essere utilizzati per tentativi di frode.

Un distruggidocumenti con funzione per carte garantisce che queste informazioni non possano essere facilmente recuperate dai rifiuti e utilizzate in modo improprio. A differenza del semplice strappo o del taglio a metà della carta, dopo la triturazione rimangono solo piccole particelle illeggibili che non possono praticamente più essere ricomposte.

A cosa bisogna prestare attenzione?

L’apparecchio dovrebbe essere espressamente in grado di trattare le carte di credito.

Per documenti e carte sensibili si consiglia un tipo di taglio fine (a particelle) anziché il semplice taglio a strisce.

Prodotti HP compatibili

HP Pro Shredder Auto
HP Pro Shredder
HP OneShred Auto
HP OneShred
 

Per la distruzione di CD o DVD sono adatti esclusivamente i modelli HP Pro Shredder Auto 400CC e HP Pro Shredder Auto 400MC. Tutti gli altri distruggidocumenti del marchio HP non sono in grado di triturare CD o DVD.

La triturazione delle graffette da ufficio e delle graffette per quaderni dipende dal modello. Per la maggior parte dei distruggidocumenti a marchio HP ciò non rappresenta un problema. Solo i modelli della serie HP OneShred Auto non sono adatti alla triturazione delle graffette da ufficio e delle graffette per quaderni.

Per la distruzione dei documenti, sia che si utilizzi un distruggidocumenti per l’home office sia che si ricorra a un distruggidocumenti professionale in ufficio, ci si attiene alla norma DIN 66399. Questa norma definisce tre classi di protezione che indicano il livello di riservatezza dei dati e il grado di completezza con cui devono essere distrutti.

La classe di protezione costituisce quindi la base per la scelta del livello di sicurezza adeguato (da P-1 a P-7) e del distruggidocumenti più adatto.

Classe di protezione 1 – esigenza di protezione normale per i dati interni

La classe di protezione 1 comprende documenti con un’esigenza di protezione normale. Un accesso non autorizzato avrebbe, nella maggior parte dei casi, solo conseguenze negative limitate.

Esempi tipici:

            • corrispondenza interna generale

            • listini prezzi, elenchi dei fornitori

            • appunti, bozze, moduli privi di dati sensibili

Per questi documenti vengono solitamente utilizzati livelli di sicurezza inferiori (ad es. da P-1 a P-3), che rendono la carta in modo affidabile illeggibile, ma non garantiscono una triturazione estrema.

Classe di protezione 2 – elevato fabbisogno di protezione per dati riservati

La classe di protezione 2 riguarda i dati riservati che richiedono un elevato livello di protezione. Una fuga di dati potrebbe avere conseguenze legali o economiche.

Tra questi figurano ad esempio:

            • Documenti relativi alla contabilità finanziaria e al controllo di gestione

            • Contratti, offerte, relazioni

            • Dati dei clienti e dati del personale

            • Documenti relativi alle candidature

In questo caso si consiglia un distruggidocumenti con un livello di sicurezza più elevato, solitamente da P-3 a P-5, affinché le informazioni possano essere ricostruite solo con uno sforzo molto grande.

Classe di protezione 3 – esigenza di protezione molto elevata per dati segreti e particolarmente sensibili

La classe di protezione 3 riguarda informazioni particolarmente riservate o segrete con un’esigenza di protezione molto elevata. Un uso improprio potrebbe avere conseguenze gravi o addirittura letali per l’azienda.

Esempi:

            • cartelle cliniche o documenti sociali

            • documenti amministrativi e governativi

            • documenti di ricerca e sviluppo

            • documenti militari o relativi alla sicurezza

Per questi dati si raccomandano i livelli di sicurezza più elevati, in genere da P-5 a P-7, in cui le particelle sono estremamente piccole e la ricostruzione è praticamente impossibile.

Classi di protezione, livelli di sicurezza e GDPR: cosa significano nella pratica?

Dalla classe di protezione scelta deriva il livello di sicurezza necessario e, di conseguenza, quale distruggidocumenti è adatto ai vostri documenti: più alto è il livello di sicurezza (da P-1 a P-7), più piccole sono le particelle e maggiore è la protezione dei documenti.

Per i dati personali vale quanto segue: questi dovrebbero essere distrutti almeno al livello di sicurezza P-3, meglio ancora P-4 o P-5, per soddisfare i requisiti di sicurezza dei dati e di distruzione dei documenti conforme al GDPR.

In breve:

            • Scegliete la classe di protezione in base alla sensibilità dei vostri documenti.

            • Da questa si ricava il livello di sicurezza adeguato, da P-1 a P-7.

            • In questo modo troverete il distruggidocumenti giusto per l’home office, l’ufficio o l’azienda

Per ulteriori informazioni sui livelli di sicurezza, consultate le nostre FAQ sui distruggidocumenti.

Prima che i documenti finiscano nel cestino, sarebbe meglio distruggerli in modo affidabile. Infatti, anche documenti apparentemente innocui possono contenere informazioni che consentono di risalire a persone, dati finanziari o procedure interne.

I distruggidocumenti funzionano quindi con diversi livelli di sicurezza. Questi indicano quanto vengono sminuzzati i fogli e, di conseguenza, quanto sarebbe complesso ricostruirli. In linea di massima vale la regola: più alto è il livello di sicurezza, più piccole sono le particelle e maggiore è la protezione.
 

La classificazione avviene secondo una norma riconosciuta, che stabilisce quali dimensioni di taglio corrispondono ai livelli di sicurezza da P-1 a P-7. Da un taglio a strisce grossolane fino a un microtaglio molto fine, i livelli coprono diversi ambiti di applicazione: dagli opuscoli pubblicitari ai documenti strettamente riservati. 

Per le abitazioni private, l’home office e gli uffici di piccole dimensioni, i livelli P-4 o P-5 sono solitamente particolarmente rilevanti, poiché in questi contesti è spesso necessario distruggere fatture, contratti, estratti conto o documenti contenenti dati anagrafici.

Livello di sicurezza P-1

Per documenti generici, come opuscoli o cataloghi, che devono essere resi illeggibili o invalidati. La larghezza massima delle strisce di 12 mm consente un facile recupero dei documenti.

Livello di sicurezza P-2

Adatto a dati interni, come istruzioni scadute o avvisi, che devono essere resi illeggibili o invalidati. La larghezza massima delle strisce di 6 mm consente il recupero solo con uno sforzo notevole.

Livello di sicurezza P-3

Per dati sensibili, riservati e personali, come analisi di fatturato o offerte contenenti dati anagrafici di persone. Le particelle hanno una dimensione massima di 320 mm², il cui recupero comporta uno sforzo considerevole.

Livello di sicurezza P-4

Per dati particolarmente sensibili, riservati e personali che richiedono un livello di protezione più elevato, come bilanci, buste paga o dati del personale. Le particelle hanno una dimensione massima di 160 mm², il cui recupero comporta uno sforzo eccezionale.

Livello di sicurezza P-5

Per informazioni da mantenere segrete e di importanza vitale per una persona o un’azienda. Tra queste rientrano, ad esempio, referti medici o brevetti. Le particelle hanno una dimensione massima di 30 mm², il cui recupero comporta uno sforzo non definibile.

Livello di sicurezza P-6

Per documenti da mantenere segreti che richiedono misure di sicurezza eccezionali, come i documenti di ricerca e sviluppo. Le particelle hanno una dimensione massima di 10 mm². Dal punto di vista attuale, il recupero non è tecnicamente possibile.

Livello di sicurezza P-7

Per documenti da mantenere strettamente segreti, per i quali devono essere rispettate le massime misure di sicurezza. È il caso, ad esempio, dei settori dei servizi segreti o militari. Le particelle hanno una dimensione massima di 5 mm², il cui recupero è impossibile.

Per una distruzione dei dati personali conforme al GDPR sono necessari distruggidocumenti con livello di sicurezza P-4 o superiore. In questo modo i documenti vengono ridotti in particelle così piccole che la loro ricostruzione è possibile solo con uno sforzo molto elevato. Si tratta di un aspetto importante quando i documenti contengono nomi, indirizzi, numeri cliente o informazioni simili.

Perché il livello P-4 è considerato lo standard minimo
 

I dati personali devono essere smaltiti in modo tale che persone non autorizzate non possano accedervi. Con livelli di sicurezza inferiori (ad es. da P-1 a P-3) spesso si formano strisce o particelle di dimensioni maggiori che, a seconda del tipo di taglio, possono essere facilmente ricomposte. Il livello P-4 garantisce particelle notevolmente più piccole e quindi un livello di protezione più elevato nell’uso quotidiano.

Quale livello è indicato per quali documenti?
 

P-4: adatto a molti documenti tipici contenenti dati personali (ad es. fatture, ordini, candidature, dati dei clienti, estratti conto).
 

P-5 / P-6: indicato per dati particolarmente sensibili o in presenza di un rischio elevato (ad es. fascicoli del personale, dati sanitari, ampie banche dati dei clienti, contratti riservati).
 

P-7: requisiti molto elevati, indicato soprattutto per settori con esigenze di sicurezza massime.

Un consiglio per la scelta del distruggidocumenti più adatto 
 

Quanto più sensibili sono le informazioni e quanto maggiori sono il rischio e le possibili conseguenze in caso di fuga di dati, tanto più vale la pena optare per un livello di sicurezza superiore al P-4.

Il livello di sicurezza funge da orientamento. Altrettanto determinanti sono però anche il tipo di taglio (a strisce o a particelle), l’applicazione coerente nella quotidianità e uno smaltimento corretto dei residui di taglio (ad es. contenitori separati in ufficio o nell’home office).

La differenza tra i distruggidocumenti dei livelli di sicurezza P-4 e P-5 risiede principalmente nella dimensione delle particelle e nella conseguente difficoltà di un’eventuale ricostruzione dei dati dopo il processo di triturazione.
 

P-4: alta sicurezza – standard per i dati soggetti al GDPR:

I distruggidocumenti con livello di sicurezza P-4 triturano i documenti in modo tale da renderli praticamente illeggibili e da rendere il loro recupero possibile solo con uno sforzo molto elevato. Il livello P-4 è considerato uno standard di sicurezza valido e diffuso nell’uso quotidiano. È sufficiente, ad esempio, per i dati personali quali indirizzi, fatture, documenti contrattuali o candidature di lavoro. Per la maggior parte degli utenti che lavorano da casa, per le famiglie o anche per le aziende, il livello di sicurezza P-4 è la scelta migliore se si smaltiscono regolarmente dati personali in conformità con il regolamento sulla protezione dei dati.
 

P-5: sicurezza molto elevata – per informazioni particolarmente sensibili:

 

Nel livello di sicurezza P-5, i documenti vengono triturati in particelle ancora più piccole rispetto al P-4. In questo modo, la possibilità di ricostruire i dati si riduce ulteriormente in modo significativo. Questo livello è indicato quando si tratta di contenuti particolarmente sensibili o riservati. Tra questi rientrano le informazioni da mantenere segrete e di importanza vitale per una persona o un’azienda, come ad esempio referti medici o brevetti. Il livello di sicurezza P-5 viene spesso scelto quando è richiesto un livello di sicurezza più elevato.  
 

Regola generale per la scelta del distruggidocumenti adatto:
 

Il livello P-4 è generalmente sufficiente per la distruzione dei dati personali conforme al GDPR nell’uso quotidiano.

Il livello P-5 è ideale se si devono distruggere documenti molto sensibili o se è necessario un livello di sicurezza superiore allo standard.

Per la distruzione sicura dei dati personali, nella pratica si consiglia l’uso di un distruggidocumenti con livello di sicurezza P-4 o superiore secondo la norma DIN 66399. A questo livello di sicurezza, gli apparecchi utilizzano il taglio a croce (particelle incrociate) e sminuzzano la carta in modo tale che il recupero sia possibile solo con uno sforzo molto elevato. Si tratta di un aspetto importante per ridurre al minimo i rischi legati alla protezione dei dati. 
 

Per i dati personali particolarmente sensibili è opportuno optare per un livello di sicurezza superiore: P-5 o superiore. Quanto più riservate sono le informazioni e quanto maggiore è il rischio di abuso, tanto più conviene utilizzare un dispositivo con particelle di dimensioni più piccole e quindi con un livello di sicurezza più elevato.

P-4 – Standard per i dati personali (minimo raccomandato):
Adatto alla maggior parte dei documenti contenenti dati personali nella vita quotidiana e nell’home office: ad esempio elenchi di indirizzi, contatti dei clienti, fatture con nome e indirizzo, bolle di consegna, documenti di adesione o contrattuali senza informazioni aggiuntive particolarmente sensibili. Il livello di sicurezza P-4 opera con il taglio delle particelle e rende notevolmente più difficile la ricostruzione.

P-5 – Per dati personali particolarmente sensibili:
Indicato quando i documenti contengono, oltre ai dati anagrafici, anche dettagli più sensibili, come ad esempio documenti del personale (candidature, dati salariali, richiami), dati bancari con IBAN, informazioni su crediti o leasing, dettagli assicurativi, fascicoli contrattuali voluminosi o combinazioni di più tipi di dati. In questo caso è più elevato il rischio che terzi possano ricavare informazioni ancora utilizzabili dai frammenti.

P-6 – Per un livello di riservatezza molto elevato e un'esigenza di protezione accresciuta:
Consigliato quando anche i più piccoli residui di informazioni possono diventare critici, come ad esempio questioni legali e di conformità, contesti medici negli studi medici o documenti con molte caratteristiche identificative quali diagnosi, valutazioni o appunti sensibili. Il livello P-6 riduce ulteriormente in modo significativo la dimensione delle particelle, rendendo il recupero praticamente impossibile.

P-7 – Livello massimo di sicurezza (casi speciali):
Per i requisiti più elevati, ad esempio in settori con norme di sicurezza particolarmente rigorose o con archivi di dati molto critici, come enti statali o istituti di ricerca. Nella normale routine lavorativa o privata, il livello P-7 non è solitamente necessario, ma offre la massima protezione possibile.

Affinché i dati personali, come le cartelle cliniche, vengano distrutti nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati, è necessario soddisfare almeno il livello di sicurezza P-5. Il recupero di tali documenti comporterebbe uno sforzo eccezionale.

Affinché i dati personali, come gli atti processuali, vengano distrutti in conformità con il GDPR, è necessario soddisfare almeno il livello di sicurezza P-5. Il recupero di tali documenti comporterebbe uno sforzo eccezionale.

La norma DIN 66399 disciplina la distruzione dei supporti dati ed è suddivisa in tre parti:

DIN 66399-1

Principi fondamentali e definizioni: la prima parte tratta della definizione e della classificazione delle classi di protezione e dei livelli di sicurezza.

DIN 66399-2

Requisiti per le macchine destinate alla distruzione dei supporti dati: in questa parte viene specificata la dimensione consentita delle particelle per la distruzione dei diversi supporti dati. 

DIN 66399-3

Si tratta di una specifica che descrive i requisiti tecnici e organizzativi relativi ai processi di distruzione dei supporti dati.

La scelta del trituratore corretto per la distruzione dei documenti in conformità con la normativa sulla protezione dei dati si basa sulla norma DIN 66399-2. Da essa risulta chiaro quale livello di sicurezza sia richiesto per i diversi tipi di documenti.

La differenza principale tra il taglio a croce e il microtaglio è la dimensione delle particelle. Mentre il taglio a croce sminuzza la carta in piccoli frammenti, il microtaglio la riduce in particelle molto più fini, garantendo così un livello di sicurezza nettamente superiore.

Taglio a croce (Cross Cut)

Un distruggidocumenti con taglio a croce sminuzza la carta in piccole particelle, anziché in lunghe strisce come nel caso del taglio a strisce. In questo modo i documenti sono molto più difficili da ricostruire e si prestano bene all’uso quotidiano.
 

Caratteristiche tipiche del taglio a croce:

• Elevata sicurezza dei dati per documenti privati, quali fatture, estratti conto e contratti

• Spesso disponibile con livelli di sicurezza da P-3 a P-4 (a seconda del modello di dispositivo)

• Più veloce e spesso più economico rispetto ai distruggidocumenti a taglio micro

• Ideale per l’home office, la casa e gli uffici di piccole dimensioni

Taglio a microfibre (Micro Cut)

Con il taglio a microframmenti, i documenti vengono sminuzzati in particelle estremamente piccole, molto più piccole rispetto al taglio a croce. Ciò aumenta notevolmente la sicurezza, poiché la ricostruzione è praticamente impossibile.
 

Caratteristiche tipiche del taglio a microframmenti:

• Elevatissima sicurezza dei dati per informazioni personali sensibili, come cartelle cliniche o fascicoli processuali

• Spesso disponibile con livelli di sicurezza da P-5 a P-7 (a seconda del modello di dispositivo)

• Più sicuro dei distruggidocumenti a taglio incrociato

• Adatto a uffici open space, studi medici e studi legali

Conclusione

Le differenze tra il taglio a croce e il microtaglio risiedono principalmente nella dimensione delle particelle e, di conseguenza, nel livello di sicurezza. Il taglio a croce offre una soluzione solida e adatta all’uso quotidiano per la distruzione di documenti privati ed è spesso classificato nei livelli di sicurezza da P-3 a P-4.

Il taglio micro sminuzza i documenti in modo decisamente più fine, raggiungendo così un livello di sicurezza più elevato, ed è tipicamente classificato nei livelli di sicurezza da P-5 a P-7. La scelta della variante più adatta dipende dalle esigenze di protezione delle informazioni e dall’ambito di utilizzo.

I distruggidocumenti a taglio a strisce con una larghezza massima delle strisce di 12 mm soddisfano il livello di sicurezza P-1, mentre i modelli con una larghezza massima delle strisce di 6 mm soddisfano il livello P-2. Tuttavia, il marchio HP non offre modelli di distruggidocumenti a taglio a strisce.

Il taglio a particelle, noto anche come Cross Cut o taglio a croce, soddisfa il livello di sicurezza P-3 con una dimensione massima delle particelle di 320 mm² e il livello P-4 con una dimensione massima di 160 mm². I distruggidocumenti del marchio HP sono disponibili in diverse versioni a partire dal livello di sicurezza P-4. Mentre il modello OneShred 8CC sminuzza i documenti in frammenti di 5 mm x 18 mm, gli altri modelli con taglio a croce (CC) sminuzzano i documenti in particelle di dimensioni massime di 4 mm x 35 mm.

Il livello di sicurezza P-5 richiede una dimensione massima delle particelle di 30 mm², mentre il P-6 di 10 mm². I distruggidocumenti del marchio HP sono disponibili fino al livello di sicurezza P-5. I vari modelli delle serie HP OneShred e HP Pro Shredder triturano i documenti con il taglio Micro Cut (MC) fino a una dimensione massima di 2 mm x 15 mm.

Il taglio super micro, le cui particelle possono avere una superficie massima di 5 mm², soddisfa il livello di sicurezza P-7.

Per distruggere correttamente referti medici o atti processuali in conformità con il Regolamento generale sulla protezione dei dati, è necessario almeno il livello di sicurezza P-5. Questo livello di sicurezza è garantito dai distruggidocumenti a taglio micro, che riducono i documenti in particelle con una superficie massima di 30 mm².

La norma DIN 66399 stabilisce, per i diversi livelli di sicurezza, le seguenti dimensioni delle particelle dopo la distruzione:

P-1: max. 2.000 mm² oppure larghezza massima delle strisce 12 mm, lunghezza delle strisce illimitata

P-2: max. 800 mm² oppure larghezza massima delle strisce 6 mm, lunghezza delle strisce illimitata

P-3: max. 320 mm² oppure larghezza massima delle strisce 2 mm

P-4: max. 160 mm² e larghezza massima delle strisce 6 mm

P-5: max. 30 mm² e larghezza massima della striscia 2 mm

P-6: max. 10 mm² e larghezza massima della striscia 1 mm

P-7: max. 5 mm² e larghezza massima della striscia 1 mm

1. Svuotare il cestino dei rifiuti.

2. Estrarre dalla confezione la carta imbevuta di olio in dosi e triturarla. L'olio per distruggidocumenti, invece, va prima applicato a zig-zag su un foglio di carta e poi triturato attraverso la fessura per la carta.

3. Premere il tasto «Reverse» per 10 secondi, in modo che i rulli di taglio vengano lubrificati su tutta la circonferenza.

Idealmente, i distruggidocumenti vanno lubrificati con prodotti specifici per la manutenzione. Si può trattare di carta imbevuta di olio già dosata oppure di olio per distruggidocumenti in bottiglia. I prodotti per la manutenzione sono a base vegetale, in modo che nessuna sostanza nociva finisca nell’ambiente attraverso i rifiuti di carta.

Affinché un distruggidocumenti garantisca a lungo un buon risultato di triturazione, è necessario rimuovere regolarmente polvere e residui di carta. La frequenza dipende dall'uso, ma non appena il distruggidocumenti emette rumori insoliti o funziona più lentamente, è necessario lubrificarlo.