FAQ für Aktenvernichter

Was ist ein Autofeed Aktenvernichter?

• Ein Autofeed Aktenvernichter ermöglicht eine effiziente und schnelle Aktenvernichtung mithilfe einer automatischen Papierzuführung.

Wie viele Blätter kann ein HP Autofeed Aktenvernichter schreddern?

• Je nach Modell können mit einem OneShred Auto bis zu 200 Blatt über die automatische Zufuhr und bis zu 13 Blatt über den manuellen Modus vernichtet werden. Bei diesen Modellen ist auch eine gleichzeitige Nutzung von manueller und automatischer Zufuhr möglich.

   

  Die Autofeeder der HP Pro Shredder Auto-Serie können bis zu 400 Blatt im automatischen Modus und bis zu 10 Blatt im manuellen Modus vernichten. Eine gleichzeitige Nutzung von manuellem und automatischem Modus ist bei diesen Modellen nicht möglich.

Wie lange darf ein HP Autofeed Aktenvernichter am Stück arbeiten?

• Die Aktenvernichter der HP OneShred Auto-Serie glänzen mit einer ununterbrochenen Betriebsdauer von 60 Minuten im automatischen Modus. Die Modelle der HP Pro Shredder Auto-Serie behaupten sich hingegen mit einer Betriebsdauer von 240 Minuten im automatischen Modus.

Ist bei einem Autofeed Aktenvernichter auch eine manuelle Nutzung möglich?

• Ja. Neben der automatischen Papierzufuhr kann alternativ auch der manuelle Modus genutzt werden. Bei den Modellen der HP OneShred Auto-Serie ist sogar die gleichzeitige Nutzung von manuellem und automatischem Modus möglich.

Kann ich Kreditkarten mit Aktenvernichtern zerkleinern? Worauf ist zu achten?

• Ja, das ist sogar eine der sichersten und bequemsten Methoden, um alte Kreditkarten loszuwerden. Wichtig ist, dass Sie einen Aktenvernichter verwenden, der für Kreditkarten freigegeben ist (erkennbar am Karten- oder CD-Symbol in der Produktbeschreibung).

   

  Ein geeigneter Aktenvernichter zerkleinert die Karte in kleine Partikel, idealerweise in einer Partikelschnitt-Sicherheitsstufe ab P-4.

   

  Dabei werden folgende wichtige Teile so zerstört, dass sie nicht mehr lesbar oder rekonstruierbar sind:

   

  1. der Chip

  2. der Magnetstreifen

  3. aufgedruckte Daten wie Kartennummer, Name und Gültigkeitsdatum

  
   

  Warum ist das Zerkleinern so wichtig?

   

  Auf Ihrer Kreditkarte sind hochsensible Zahlungs- und Personendaten hinterlegt. Werden diese nicht gründlich zerstört, besteht das Risiko von:

   

  Kartenmissbrauch: Betrüger können versuchen, Kartendaten für Online-Einkäufe oder betrügerische Transaktionen zu nutzen.

  Identitätsdiebstahl: Name, Kartennummer und teilweise weitere Daten können genutzt werden, um sich als eine andere Person auszugeben.

  Social Engineering: In Kombination mit anderen Daten (z. B. aus dem Briefkasten) lassen sich persönliche Profile erstellen, die für Betrugsversuche genutzt werden können.

   

  Ein Aktenvernichter mit Kartenfunktion sorgt dafür, dass diese Informationen nicht einfach aus dem Müll gesammelt und missbraucht werden können. Im Gegensatz zum einfachen Durchreißen oder Halbieren der Karte bleiben nach dem Schreddern nur kleine, unlesbare Partikel übrig, die sich praktisch nicht mehr zusammensetzen lassen.

  
   

  Worauf sollte man achten?

   

  Das Gerät sollte explizit Kreditkarten verarbeiten können.

  Für sensible Unterlagen und Karten empfiehlt sich eine feine Schnittart (Partikelschnitt) anstelle von einfachem Streifenschnitt.

   

  
  
  Passende HP Produkte

  
  HP Pro Shredder Auto
  HP Pro Shredder 
  HP OneShred Auto
  HP OneShred
   

Können HP Aktenvernichter auch CDs vernichten?

• Für eine Vernichtung von CDs oder DVDs sind ausschließlich die Modelle HP Pro Shredder Auto 400CC und HP Pro Shredder Auto 400MC geeignet. Alle übrigen Aktenvernichter der Marke HP können keine CDs oder DVDs zerkleinern.

Müssen vor dem Shredder-Vorgang Büro- und Heftklammern entfernt werden?

• Das Zerkleinern von Büro- und Heftklammern ist modellabhängig. Für den größten Teil der Aktenvernichter der Marke HP stellt dies keine Herausforderung dar. Lediglich die Modelle der HP OneShred Auto Serie sind nicht für die Vernichtung von Büro- und Heftklammern geeignet.

Arten und Bedeutung von Schutzklassen bei der Aktenvernichtung

• Bei der Aktenvernichtung, egal ob mit einem Aktenvernichter für das Home Office oder einem Profi-Shredder im Büro, orientiert man sich an der Norm DIN 66399. Diese Norm definiert drei Schutzklassen, die angeben, wie schutzbedürftig Ihre Daten sind und wie gründlich sie vernichtet werden müssen.

   

  Die Schutzklasse ist damit die Basis für die Auswahl der passenden Sicherheitsstufe (P-1 bis P-7) und des richtigen Aktenvernichters.

   

  Schutzklasse 1 – normaler Schutzbedarf für interne Daten

   

  Schutzklasse 1 umfasst Unterlagen mit normalem Schutzbedarf. Eine unberechtigte Einsicht hätte meist nur begrenzte negative Auswirkungen.

  Typische Beispiele:

              •          allgemeine interne Korrespondenz

              •          Preislisten, Lieferantenlisten

              •          Notizen, Entwürfe, Formulare ohne sensible Daten

   

  Für diese Dokumente werden meist niedrigere Sicherheitsstufen eingesetzt (z. B. P-1 bis P-3), die das Papier zwar zuverlässig unlesbar machen, aber keine extreme Zerkleinerung bieten.

   

   

  Schutzklasse 2 – hoher Schutzbedarf für vertrauliche Daten

   

  Schutzklasse 2 steht für vertrauliche Daten mit hohem Schutzbedarf. Ein Datenabfluss könnte rechtliche oder wirtschaftliche Folgen haben.

  Dazu zählen z. B.:

              •          Unterlagen aus Finanzbuchhaltung und Controlling

              •          Verträge, Angebote, Reports

              •          Kundendaten und Personaldaten

              •          Bewerbungsunterlagen

   

  Hier empfiehlt sich ein Aktenvernichter mit einer höheren Sicherheitsstufe, häufig P-3 bis P-5, damit die Informationen nur mit sehr großem Aufwand rekonstruiert werden könnten.

   

   

  Schutzklasse 3 – sehr hoher Schutzbedarf für geheime und besonders sensible Daten

   

  Schutzklasse 3 betrifft besonders vertrauliche oder geheime Informationen mit sehr hohem Schutzbedarf. Ein Missbrauch könnte schwerwiegende oder sogar existenzbedrohende Folgen haben.

  Beispiele:

              •          medizinische oder soziale Akten

              •          behördliche und Regierungsunterlagen

              •          Forschungs- und Entwicklungsunterlagen

              •          militärische oder sicherheitsrelevante Dokumente

   

  Für diese Daten werden höchste Sicherheitsstufen empfohlen, typischerweise P-5 bis P-7, bei denen die Partikel extrem klein sind und eine Rekonstruktion praktisch ausgeschlossen ist.

   

   

  Schutzklassen, Sicherheitsstufen und DSGVO – was bedeutet das für die Praxis?

   

  Aus der gewählten Schutzklasse ergibt sich die notwendige Sicherheitsstufe und damit, welcher Aktenvernichter für Ihre Dokumente geeignet ist: Je höher die Sicherheitsstufe (P-1 bis P-7), desto kleiner die Partikel und desto höher der Dokumentenschutz.

   

  Für personenbezogene Daten gilt: Diese sollten mindestens auf Sicherheitsstufe P-3, besser P-4 oder P-5, vernichtet werden, um den Anforderungen an Datensicherheit und DSGVO-konforme Aktenvernichtung zu entsprechen.

   

  Kurz gesagt:

              •          Wählen Sie die Schutzklasse nach Sensibilität Ihrer Unterlagen.

              •          Daraus leiten Sie die passende Sicherheitsstufe P-1 bis P-7 ab.

              •          So finden Sie den richtigen Aktenvernichter für das Home Office, Büro oder Unternehmen

   

   

  Weiterführende Informationen zum Thema Sicherheitsstufen finden Sie in unserem FAQ für Aktenvernichter.

Welche Sicherheitsstufen gibt es bei Aktenvernichtern und für welche Dokumente sind sie notwendig?

• Bevor Dokumente im Papierkorb landen, sollten sie bestenfalls zuverlässig vernichtet werden. Denn selbst scheinbar harmlose Unterlagen können Informationen enthalten, die Rückschlüsse auf Personen, Finanzen oder interne Abläufe zulassen. 
  
  Aktenvernichter arbeiten deshalb mit unterschiedlichen Sicherheitsstufen. Diese geben an, wie klein das Papier zerkleinert wird und damit auch, wie aufwendig eine Rekonstruktion wäre. Grundsätzlich gilt: Je höher die Sicherheitsstufe, desto kleiner die Partikel und desto höher der Schutz.
   

  Die Einteilung erfolgt nach einer anerkannten Norm, die festlegt, welche Schnittgrößen zu den Sicherheitsstufen P-1 bis P-7 gehören. Von einem groben Streifenschnitt bis zu einem sehr feinen Mikro-Schnitt decken die Stufen verschiedene Einsatzbereiche ab: Von Werbebroschüren bis hin zu streng vertraulichen Dokumenten. 
  
  Für Privathaushalte, Home-Office und kleinere Büros sind meist die Stufen P-4 oder P-5 besonders relevant, weil dort häufig Rechnungen, Verträge, Kontoauszüge oder Unterlagen mit Adressdaten vernichtet werden müssen.

   

   

  Sicherheitsstufe P-1

  Für allgemeines Schriftgut, wie Prospekte oder Kataloge, die unlesbar oder entwertet werden sollen. Die Streifenbreite von maximal 12 mm ermöglicht eine Wiederherstellung mit einfachem Aufwand.

   

  Sicherheitsstufe P-2

  Für interne Daten, wie abgelaufene Anweisungen oder Aushänge geeignet, die unlesbar oder entwertet werden sollen. Die Streifenbreite von maximal 6 mm ermöglicht eine Wiederherstellung mit besonderem Aufwand.

   

  Sicherheitsstufe P-3

  Für sensible und vertrauliche sowie personenbezogene Daten, wie Umsatzauswertungen oder Angebote mit Adressdaten von Personen. Die Partikel haben eine maximale Größe von 320 mm², dessen Wiederherstellung mit erheblichem Aufwand einhergeht.

   

  Sicherheitsstufe P-4

  Für besonders sensible und vertrauliche sowie personenbezogene Daten, die einem erhöhten Schutzbedarf unterliegen, wie Bilanzen, Gehaltsabrechnungen oder Personaldaten. Die Partikel haben eine maximale Größe von 160 mm², dessen Wiederherstellung nur mit außergewöhnlichem Aufwand einhergeht.

   

  Sicherheitsstufe P-5

  Für geheim zu haltende Informationen mit existenzieller Wichtigkeit für eine Person oder ein Unternehmen. Hierzu zählen beispielsweise medizinische Berichte oder Patente. Die Partikel haben eine Größe von maximal 30 mm², dessen Wiederherstellung mit einem nicht definierbaren Aufwand einhergeht.

   

  Sicherheitsstufe P-6

  Für geheim zu haltende Unterlagen, die außergewöhnlichen Sicherheitsvorkehrungen bedürfen, wie Forschungs- und Entwicklungsunterlagen. Die Partikel haben eine Größe von maximal 10 mm². Eine Wiederherstellung ist aus heutiger Sicht technisch nicht möglich.

   

  Sicherheitsstufe P-7

  Für streng geheim zu haltende Dokumente, bei denen höchste Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind. Das ist beispielsweise in geheimdienstlichen oder militärischen Bereichen der Fall. Die Partikel haben eine Größe von maximal 5 mm², dessen Wiederherstellung ausgeschlossen ist.

Welche Sicherheitsstufen bei Aktenvernichtern sind datenschutzkonform?

• Für die DSGVO-konforme Vernichtung personenbezogener Daten sind Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P-4 und höher geeignet.

Was ist der Unterschied zwischen Aktenvernichtern der Sicherheitsstufe P-4 und P-5?

• In erster Linie erfüllen beide Sicherheitsstufen, P-4 und P-5, die Anforderungen der DSGVO. Die Aktenvernichter der Marke HP, die die Sicherheitsstufe P-4 aufweisen, arbeiten im Cross-Cut, auch Kreuzschnitt genannt. Hierbei werden die Dokumente in mindestens 4 mm x 35 mm kleine Partikel geschreddert. 

   

  Die Modelle, die mit der Sicherheitsstufe P-5 glänzen, schreddern im Micro Cut, auch Mikroschnitt genannt. Die Partikelgröße beträgt bei diesen Modellen mindestens 2 mm x 15 mm. 

   

  Während mit der Sicherheitsstufe P-4 personenbezogene Daten, wie Gehaltsabrechnungen und Arbeitsverträge zerkleinert werden dürfen, können mit der Sicherheitsstufe P-5 sogar Patientenakten und Prozessunterlagen datenschutzkonform vernichtet werden.

Welche Sicherheitsstufe wird für personenbezogene Daten benötigt?

• Für die sichere Vernichtung personenbezogener Daten empfiehlt sich in der Praxis ein Aktenvernichter ab der Sicherheitsstufe P-4 nach DIN 66399. Bei dieser Sicherheitsstufe arbeiten die Geräte im Partikelschnitt, auch Cross-Cut genannt, und zerkleinern Papier so, dass eine Wiederherstellung nur mit sehr hohem Aufwand möglich ist. Dies ist ein wichtiger Punkt, um Datenschutzrisiken zu minimieren.

  Für besonders sensible personenbezogene Daten ist eine höhere Sicherheitsstufe sinnvoll: P-5 oder größer. Je vertraulicher die Informationen und je größer das Risiko eines Missbrauchs ist, desto eher lohnt sich ein Gerät mit kleinerem Partikelmaß und damit höherer Sicherheitsstufe.

   

  P-4 – Standard für personenbezogene Daten (empfohlenes Minimum):
Geeignet für die meisten Unterlagen mit personenbezogenen Angaben im Alltag und Home-Office: Beispielsweise Adresslisten, Kundenkontakte, Rechnungen mit Namen und Anschrift, Lieferscheine, Mitglieds- oder Vertragsunterlagen ohne besonders sensible Zusatzinformationen. Die Sicherheitsstufe P-4 arbeitet im Partikelschnitt und erschwert eine Rekonstruktion deutlich.

   

  P-5 – Für besonders schützenswerte personenbezogene Daten:
Sinnvoll, wenn Dokumente neben Stammdaten auch sensiblere Details enthalten, wie zum Beispiel Personalunterlagen (Bewerbungen, Gehaltsdaten, Abmahnungen), Kontodaten mit IBAN, Kredit- oder Leasinginformationen, Versicherungsdetails, umfangreiche Vertragsakten oder Kombinationen mehrerer Datenarten. Hier ist das Risiko höher, dass Dritte aus Fragmenten noch verwertbare Informationen gewinnen.

   

  P-6 – Für sehr hohe Vertraulichkeit und erhöhtes Schutzbedürfnis:
Empfohlen, wenn bereits kleinste Informationsreste kritisch werden können, wie beispielsweise Rechts- und Compliance-Themen, medizinische Kontexte in Arztpraxen oder Dokumente mit vielen identifizierenden Merkmalen wie Diagnosen, Bewertungen oder sensible Notizen. P-6 reduziert die Partikelgröße nochmals deutlich und macht eine Wiederherstellung kaum realistisch.

   

  P-7 – Maximale Sicherheitsstufe (Spezialfälle):
Für höchste Anforderungen, etwa in Bereichen mit besonders strengen Sicherheitsvorgaben oder sehr kritischen Datenbeständen wie staatliche Stellen oder Forschungseinrichtungen. Im normalen Büro- oder Privatalltag ist P-7 meist nicht notwendig, bietet aber die größtmögliche Absicherung.

Welche Sicherheitsstufe sollte ein Aktenvernichter für eine Arztpraxis aufweisen?

• Damit personenbezogene Daten, wie Patientenakten, datenschutzkonform vernichtet werden, muss mindestens die Sicherheitsstufe P-5 erfüllt werden. Die Wiederherstellung dieser Unterlagen würde mit einem außergewöhnlichen Aufwand einhergehen.

Welche Sicherheitsstufe sollte ein Aktenvernichter für einen Rechtsanwalt erfüllen?

• Damit personenbezogene Daten, wie Prozessakten, gemäß der DSGVO vernichtet werden, muss mindestens die Sicherheitsstufe P-5 erfüllt werden. Die Wiederherstellung dieser Dokumente würde mit einem außergewöhnlichen Aufwand einhergehen.

Was regelt die DIN 66399?

• Die DIN-Norm 66399 regelt die Vernichtung von Datenträgern und ist in drei Teile gegliedert:

  
  DIN 66399-1

  Grundlagen und Begriffe: Der erste Teil befasst sich mit der Definition und Einteilung der Schutzklassen und Sicherheitsstufen.

   

  DIN 66399-2

  Anforderungen an Maschinen zur Vernichtung von Datenträgern: In diesem Teil wird die zulässige Partikelgröße für die Vernichtung der verschiedenen Datenträgern vorgeschrieben. 

  
  DIN 66399-3

  Ist eine Spezifikation, die die technischen und organisatorischen Anforderungen an die Prozesse der Datenträgervernichtung beschreibt.

   

  Bei der Wahl des richtigen Shredders zur datenschutzkonformen Vernichtung von Dokumenten wird die DIN 66399-2 zugrunde gelegt. Daraus wird ersichtlich, welche Sicherheitsstufe für welche Unterlagen erforderlich ist.

Worin liegt der Unterschied zwischen Kreuzschnitt (Cross Cut) und Mikroschnitt (Micro Cut) ?

• Grundsätzlich unterscheidet man bei Aktenvernichtern lediglich in Streifenschnitt und Kreuzschnitt. Während der Streifenschnitt den kleineren Sicherheitsstufen P-1 oder P-2 nachkommt, erfüllen die Aktenvernichter im Kreuzschnitt, auch Cross Cut genannt, die Anforderungen von P-3 bis P-7. 

   

  Häufig wird der Kreuzschnitt in Partikelschnitt und Mikroschnitt unterteilt, um die Partikelgröße zu verdeutlichen. Die Aktenvernichter der Marke HP beispielsweise schneiden entweder im Partikelschnitt, auch Cross Cut genannt, oder im Mikroschnitt, auch Micro Cut genannt.

Welche Schnittart erfüllt welche Sicherheitsstufe?

• Aktenvernichter im Streifenschnitt mit einer maximalen Streifenbreite von 12 mm erfüllen die Sicherheitsstufe P-1, während Modelle mit einer Streifenbreite von maximal 6 mm die Stufe P-2 erfüllen. Von der Marke HP sind hier jedoch keine Shredder im Streifenschnitt erhältlich.

   

  Der Partikelschnitt, auch Cross Cut oder Kreuzschnitt genannt, erfüllt die Sicherheitsstufe P-3 bei einer Partikelgröße von maximal 320 mm² und P-4 bei einer maximalen Größe von 160 mm². Die Aktenvernichter der Marke HP sind ab der Sicherheitsstufe P-4 in verschiedenen Ausführungen erhältlich. Während der OneShred 8CC Ihre Dokumente in 5 mm x 18 mm kleine Schnipsel zerkleinert, shreddern die übrigen Modelle im Cross Cut (CC) Ihre Unterlagen in maximal 4 mm x 35 mm kleine Partikel.

   

  Die Sicherheitsstufe P-5 fordert eine maximale Partikelgröße von 30 mm² und P-6 maximal 10 mm². Die Shredder der Marke HP sind bis zur Sicherheitsstufe P-5 verfügbar. Die verschiedenen Modelle der Serie HP OneShred und HP Pro Shredder zerkleinern Dokumente im Micro Cut (MC) auf eine Größe von maximal 2 mm x 15 mm.

  Der Super-Mikroschnitt, dessen Partikel eine Fläche von maximal 5 mm² haben dürfen, erfüllt die Sicherheitsstufe P-7.

Welche Schnittart ist für Patientenakten und Prozessunterlagen geeignet?

• Um medizinische Berichte oder Prozessunterlagen gemäß der Datenschutzgrundverordnung ordnungsgemäß zu vernichten, bedarf es mindestens der Sicherheitsstufe P-5. Diese Sicherheitsstufe erfüllen Aktenvernichter im Mikroschnitt, die die Dokumente in Partikel mit einer Fläche von maximal 30 mm² zerkleinern.

Welche Partikelgröße legt die DIN 66399 fest?

• Die DIN 66399 legt für die verschiedenen Sicherheitsstufen die folgenden Partikelgrößen nach der Vernichtung fest:

   

  P-1: max. 2.000 mm² oder maximale Streifenbreite 12 mm, Streifenlänge unbegrenzt

  P-2: max. 800 mm² oder maximale Streifenbreite 6 mm, Streifenlänge unbegrenzt

  P-3: max. 320 mm² oder maximale Streifenbreite 2 mm

  P-4: max. 160 mm² und maximale Streifenbreite 6 mm

  P-5: max. 30 mm² und maximale Streifenbreite 2 mm

  P-6: max. 10 mm² und maximale Streifenbreite 1 mm

  P-7: max. 5 mm² und maximale Streifenbreite 1 mm

Wie wird ein Aktenvernichter gereinigt?

• 1. Abfallbehälter leeren.

   

  2. Dosiertes Ölpapier aus der Verpackung nehmen und shreddern. Das Aktenvernichter Öl hingegen wird zunächst in Schlangenlinien auf einem Blatt Papier aufgetragen und anschließend über den Papierschlitz geschreddert.

   

  3. Für 10 Sekunden die Reverse-Taste drücken, damit die Schneidwalzen rund herum geölt werden.

Womit wird ein Aktenvernichter richtig gereinigt?

• Idealerweise werden Aktenvernichter mit speziellen Pflegeprodukten geölt. Das kann fertig dosiertes Ölpapier sein oder Aktenvernichter Öl aus der Flasche. Die Pflegeprodukte sind auf pflanzlicher Basis, sodass keine Schadstoffe über den Papiermüll in die Umwelt gelangen.

Wie oft muss ein Aktenvernichter geölt werden?

• Damit ein Aktenvernichter langfristig ein gutes Schredder-Ergebnis erzielt, sollte er regelmäßig von Staub und Papierresten befreit werden. Die Häufigkeit hängt von der Nutzung ab, aber sobald der Shredder merkwürdige Geräusche von sich gibt oder langsamer arbeitet, sollte das Gerät geölt werden.